Planejamento

Processo de Planejamento

O que é o Planejamento e qual o seu propósito ?

Propósito do Planejamento

O planejamento é uma jornada, bem estruturada, para reduzir riscos, incertezas, prover confiança, informar, compromissar e suportar decisões, para atingir um objetivo. Reduz o tempo e esforço necessários para atingir o objetivo.

Planejamento é um Processo

O Planejamento é o processo de pensar e organizar as atividades e recursos necessários para alcançar um objetivo desejado. Envolve previsão,  preparação, ação, avaliação da ação e ajustes, diante de cenários prováveis. Gera planos sucessivos, um conjunto temporal de ações para atingir um objetivo. Quando definimos o planejamento como um processo, significa constantes melhorias ao longo do tempo. Na perspectiva de negócios, planejar significa buscar o constante alinhamento entre as expectativas dos clientes e da empresa. Não é algo estático, pelo contrário é um processo dinâmico.


Planejamento e PDCA

Veja a figura. Ela resume o método PDCA de 4 passos (engrenagens) – Planejar, Desempenhar, Checar e Ajustar.  A figura destaca o planejamento e o seu papel; ilustra as outras etapas e lista 20 atividades fundamentais para executar atividades de forma correta, consistente e atingir objetivos.


Investir em habilidades de planejamento é um esforço que vale à pena

Planejamento é uma propriedade fundamental do “comportamento inteligente” e gerenciamento das empresas. Não é pouco frequente encontrar dúvidas com relação à natureza dinâmica e procedural do planejamento e dos seus principais produtos, insumos, recursos e sistemas de suporte e atividades.


 

Planejamento e Risco

Por que o planejamento reduz riscos? 

Risco é a probabilidade de acontecer uma ameaça em particular vezes o impacto da ameaça nos resultados previstos. 

Esta é uma definição bem geral. Existem muitas definições para risco. Muitas vezes o risco é descrito como uma situação que redunda numa consequência negativa, mas não necessariamente precisa ser negativa.

Risco é o potencial de ganhar ou perder valor

Podemos relacionar Valor, Benefício, Custo e Risco pela fórmula de valor. Valores (ex: saúde, bem-estar emocional ou riqueza financeira) podem ser obtidos ou perdidos ao assumir riscos decorrentes de uma determinada ação ou inatividade, prevista ou imprevista.

Valor = Benefícios <dividido> (Custos x Riscos)

Percepção do Risco

A percepção do risco é o julgamento subjetivo que as pessoas fazem sobre as características e a gravidade de um risco. Cada pessoa racionaliza e interpreta a fórmula de valor de acordo com seus sistemas de crenças e valores.

Planejamento identifica Riscos

… quando podem acontecer, quais os impactos, formas de anular e reduzir. Aumenta a probabilidade de sucesso de projetos e melhor compreensão dos seus riscos. Embora o risco esteja presente em todas as situações, ele pode ser anulado ou mitigado (reduzido) pelo processo de planejamento. Alguns projetos são tão arriscados que poderemos não iniciar se não conhecermos em detalhes os seus riscos. Outros podem conter fatores cujos riscos podem ser contidos ou mitigados, de direcionada a atenção prévia.

Então? Como se reduz o risco?

 Rodar o processo de planejamento, gerar planos sucessivos e refinados, melhorar a base de conhecimentos, explicitar incertezas e informar o andamento para todos os envolvidos.

Riscos podem advir de várias naturezas

… do ambiente, do processo, do produto que estamos nos comprometendo a entregar, do conhecimento da equipe e do setor financeiro (exceder os custos previstos e dilacerar as margens), entre outros.

Risco e Incerteza

O risco é a interação intencional com a incerteza. É uma conseqüência da ação tomada, apesar da incerteza. Qualquer esforço humano traz algum risco, mas alguns são muito mais arriscados do que outros. Risco ocorre quando conhecemos os possíveis cenários e conseguimos atribuir probabilidade a cada um deles.

Incerteza é falta de certeza, um estado de conhecimento limitado onde é impossível descrever exatamente o estado existente, um resultado futuro ou mais do que um resultado possível. Incerteza se refere a situações nas quais muitos resultados são possíveis, mas a probabilidade de cada um ocorrer é desconhecida. É um resultado potencial, imprevisível e incontrolável. 

Lidar com risco não é o maior problema. A situação se complica quando ao invés do risco, temos que lidar com a incerteza.


Saiba mais. Gerência de RiscoAmeaça, Vulnerabilidade e RiscoRiscos em Cloud ComputingRisco para migrar para a nuvem.


 

Gerência de Risco

Como o Risco é gerenciado?

A Gerência de Risco é feita através de avaliação, mitigação e monitoramento de um empreendimento. Em alguns casos a aceitação do risco pode chegar muito próximo de zero.Natureza do Risco

Riscos podem advir de várias naturezas, desde acidentes, desastres naturais, erros de procedimentos, inabilidades de equipes de trabalho e assim por diante.


Quantificação do Risco

A quantificação do risco pode ser definida como: 

Essas duas fórmulas resumem o processo de avaliação de risco e tomada de decisão: um tradeoff envolvendo valor, benefícios, custos e risco.

Na gestão ideal de risco, segue-se um processo de priorização, segundo o qual os riscos com a maior perda (ou impacto) e a maior probabilidade de ocorrência são tratados primeiro.


Metodologias para gerenciar o Risco

De uma forma geral as metodologias para gerenciar riscos seguem os seguintes passos:

  • Identificar os ativos que são mais críticos e importantes na organização.
  • Identificar, caracterizar e avaliar as ameaças, vulnerabilidades e riscos 
  • Identificar caminhos para reduzir os riscos.
  • Priorizar as ações de redução de riscos baseadas numa estratégia.

Estratégias para reduzir riscos

 Veja alguns exemplos de estratégias para reduzir riscos:

  • Transferir o risco para outra parte.
  • Anular o risco.
  • Reduzir o efeito negativo do risco.
  • Aceitar toda ou alguma parte das conseqüências do risco.

ISO 31000 é uma família de padrões para  gerenciamento de riscos. Procura fornecer processos de gerenciamento de riscos para substituir a grande variedade de padrões, metodologias e paradigmas existentes.


Saiba mais. RiscoGerência de RiscoAmeaça, Vulnerabilidade e RiscoRiscos em Cloud ComputingRisco para migrar para a nuvem.


 

Planejamento e Incertezas

Por que o planejamento reduz incertezas?

Um bom processo de planejamento refina as estimativas ao longo do tempo. É um processo continuado e interativo.

O Cone de Incerteza, uma teoria bem conhecida, mostra que na fase inicial de um projeto (ou na fase de identificação de uma oportunidade  de venda) a estimativa de tempo para a execução do empreendimento pode variar de 60% a 160%. Isto é, um projeto (ou oportunidade de venda) com expectativa de durar 20 semanas, pode durar de 12 a 32 semanas. Essa é uma variância grande que representa um alto nível de incerteza!

No entanto, numa fase mais avançada do projeto, após a especificação de requisitos, as estimativas de duração do projeto variam entre +- 15%. Desta forma, uma estimativa de 20 semanas poderá se concretizar entre 17 a 23 semanas. Isto é, o processo de planejamento gera planos com maior precisão, sucessivamente.

O planejamento é um processo interativo que tem como objetivo o aprendizado e o refinamento das estimativas ao longo do ciclo do projeto.

… É fator crítico que o conhecimento aprendido seja reconhecido e desdobrado num processo interativo, projetado para ajudar o time a refinar, sucessivamente, a visão do produto a ser entregue.

Pensar que uma venda ou projeto de sucesso é caracterizada por atendimento ao prazo;, atendimento ao orçamento  e atendimento a todas as funcionalidades, como inicialmente especificadas,  é uma definição perigosa e incompleta. Essa definição falha em não reconhecer que investimentos, prazos, e decisões, devem ser periodicamente revisitados e comunicados.

Uma oportunidade de venda ou um projeto com todas as funcionalidades bem definidas numa versão inicial não será necessariamente um sucesso. Isto é, não é suficiente. Usuários e clientes provavelmente não ficarão satisfeitos se novas e excelentes funcionalidades forem rejeitadas em favor de outras medíocres, simplesmente por causa dessas últimas terem sido apresentadas no plano inicial.


 

Planejamento e Decisão

Como o planejamento ajuda na tomada de decisão?

Planos nos ajudam a tomar decisões

A tomada de decisão é o processo de identificação e escolha de alternativas com base nos valores, preferências e crenças do tomador de decisão. Além de ajudar a decidir o início ou não de um projeto, ajuda a avaliar o valor do projeto num rol de vários outros projetos. Nós constantemente tomamos decisões balanceando funcionalidades, esforços, custo e tempo. Pode ser ser mais ou menos racional ou irracional baseadas em conhecimentos e crenças explícitas ou tácitas (não traduzido por palavras).


Check List para Tomar Decisão Racional



Primeiro.
Analisar  um conjunto finito de alternativas descritas em termos de critérios avaliativos (ou atributos de valor).

Segundo. Classificar essas alternativas em termos de quão atraentes são para o “tomador de decisão” considerados os critérios simultaneamente.

Terceiro. Selecionar a melhor alternativa.

A tomada de decisão lógica é uma parte importante de todas as profissões científicas, que tratam com atividade sistemáticas para ganhar novos conhecimentos, onde os especialistas aplicam seus conhecimentos para tomar “decisões informadas”.


Tomada de Decisão Intuitiva

Por outro lado, é comprovado em pesquisas que em situações com maior pressão de tempo ou ambiguidades aumentadas, especialistas “podem usar” a tomada de decisão intuitiva, em vez das abordagens estruturadas. Observe, em determinadas situações sob pressão. Adicionalmente, o “ambiente” de decisão pode desempenhar um papel importante no processo de tomada de decisão. Por exemplo, a complexidade ambiental, organização, limpeza, ruído,  são alguns exemplos de fatores que influenciam.


 

Planejamento e Confiança

Por que o planejamento ajuda a estabelecer confiança?

O costume de entregar serviços tal como prometido desenvolve a confiança.

Estimativas confiáveis geram entregas confiáveis e relacionamentos confiáveis. Muitas decisões que necessitam ser feitas pelos clientes, que interferem diretamente nos resultados, são difíceis de serem tomadas por eles, principalmente, na contratação ou no início de projetos, a menos que apresentamos alternativas de soluções.

Nossas opiniões, só serão levadas em conta se provadas confiáveis ao longo do histórico do relacionamento.

Estimativas confiáveis beneficiam os prestadores de serviço, já que permitem trabalhar num ritmo sustentável. Isto leva a prestar serviços de alta qualidade que, em contrapartida, propiciam melhores estimativas devido à economia de tempo do não tratamento de situações não previstas.


Atitudes de confiança desenvolvidas pelo planejamento

  • Força interior – firmeza, segurança, determinação, certeza, assertividade, convicção, esforço,
  • Esperança – otimismo, persuasão, naturalidade, simplicidade, descontração, fluência.
  • Familiaridade – familiaridade, proximidade, contato, informalidade, intimidade.
  • Crédito: boa fama, boa reputação, confiabilidade, credibilidade.

 

Planejamento e Informações

Qual a importância de gerar informações?

Um plano deve identificar as expectativas e descrever o que pode acontecer ao longo do projeto

Ele não garante um conjunto exato de resultados numa dada data, com um determinado custo. No entanto, ele comunica, gera informações e estabelece um conjunto de expectativas. (não confundir expectativas com compromissos)

Informações realimentam clientes, usuários e equipes sobre objetivos, projetos, soluções

Informações facilitam o entendimento, auxiliam na validação de etapas, reduzem inseguranças na tomada de decisões, estimulam o trabalho em equipe. Por exemplo, se você me pergunta quanto tempo será gasto num projeto e eu lhe informo que ele durará 8 meses e não informo como cheguei a essa previsão, naturalmente você ficará desconfiado, não é mesmo? Isto porque falta informação!

Por outro lado, se apresento um plano bem documentado, dividido em etapas, apresentando fatores críticos de sucesso, indicadores de desempenho para dar visibilidade e controle, recomendações para um trabalho cooperativo, a chance de você acreditar e ajudar que outros acreditem e cooperem aumentará muito!


Saiba mais. Dados, Informação e Conhecimento.


 

Planejamento e Recomendações

Quais são exemplos de Boas Práticas para o planejamento?

1. Envolver todo o time

Responsabilidades importantes podem falhar para uma pessoa ou um grupo de pessoas. No entanto, o time como um todo deve estar envolvido e comprometido para atingir o melhor resultado possível e ser “resiliente”, ou seja, ter habilidade para recuperar e ajustar desvios. Times, quando trabalham com alta visibilidade de objetivos, conhecimentos e informações, refinam estimativas, através de contribuições e novas perspectivas.

2. Planejar em diferentes níveis ou perspectivas

Não cometa o erro de pensar que uma nova versão de plano seja autossuficiente. Um plano de comunicação, um plano diário, semanal e mensal tem objetivos diferentes e se complementam.

3. Explicitar as incertezas

Nenhum plano é 100% correto. Garanta explicitar incertezas nas versões de planos produzidas por você. Se estimativas estão com alto nível de incerteza, explicite-as. Se prazos estão com alto grau de incerteza, explicite-os também. As incertezas fazem parte da natureza do planejamento. Um dos fatores que explica a razão de ser do planejamento é a incerteza.

4. Replanejar constantemente

Sempre identifique e valorize o benefício de uma nova versão de planejamento. Atualize as incertezas. Se uma nova versão identifica premissas falsas, atualize-as. Use a oportunidade de replanejamento para garantir que o projeto esteja direcionado para gerar o maior valor para a empresa.

5. Manter todos informados do progresso do projeto

Manter uma regularidade no encaminhamento de relatórios simples, de fácil leitura, e com indicadores de progresso é primordial para gerar comprometimento e um ritmo de gestão.

6. Reconhecer a importância do aprendizado

Em virtude de um projeto gerar novos conhecimentos sobre um produto, os planos devem ser atualizados para inserir esses novos conhecimentos, novas necessidades de clientes, novas configurações de atendimento, novas funcionalidades, novas práticas em trabalho em time, e assim por diante. Esse procedimento ajusta expectativas sobre o nosso progresso e sobre a nossa abordagem.

7. Fazer estimativas e planos baseados em fatos e dados

Sempre associe estimativa e prazos com a realidade, baseados em valores observados.


 

Planejamento e Boas Práticas

Por que os planos falham?

O Planejamento é o processo de pensar e organizar as atividades e recursos necessários para alcançar um objetivo desejado.

O planejamento alcançará isto, reduzindo riscos e incertezas, suportando melhores decisões, estabelecendo confiança e provendo informações. Infelizmente, a forma tradicional de conduzir o planejamento e execução de projetos muita vezes falha.


 

Check List Planejamento

Use este check list simples que checa 5 boas práticas utilizadas no processo de planejamento para evitar erros frequentes e aumentar a probabilidade de sucesso.


1. Focar em resultados ao invés de atividades

Um problema crítico com abordagens tradicionais de planejamento é que elas focam em completar atividades em vez de entregar resultados. Um primeiro problema desta abordagem é que os clientes não dão valor para isso. Resultado é o que interessa para clientes. O planejamento deve estar focado em resultados em vez de atividades.

2. Evitar Multitarefas

Multitarefas (trabalho simultâneo em várias atividades) é uma segunda razão para erros no planejamento. Pesquisas indicam que o desempenho de um indivíduo cai rapidamente quando ele trabalha simultaneamente em mais de duas tarefas. O desempenho normalmente cai quando você interrompe uma atividade para reiniciar mais tarde. É claro que multitarefas ajudam quando temos apenas duas coisas a serem feitas. Se algo bloqueia uma delas, podemos permutar para a outra. No entanto, quando o número é maior do que dois, a queda de desempenho é significante. Em muitos ambientes, é normal uma grande variedade de atividades.

3. Distinguir Estimativas de Compromissos

Dentro de qualquer estimativa existe a probabilidade de um trabalho ser completado, num determinado nível de serviço, num tempo estimado. Problemas podem ocorrer se as estimativas forem igualadas à comprometimentos:

  • Estimativas são avaliações preliminares com chances de acontecer

  • Compromissos são obrigações ou promessas

Quando estes dois itens são confundidos, geram quebra de confiança e desvios de expectativas, que geram desvalorização do serviço que entregamos (esperava algo e veio outra coisa). Essa questão é de extrema importância e fonte de muitos problemas na entrega e qualidade de serviços.

4. Interagir para reduzir Incertezas

Outra razão de falhas no planejamento é não reconhecer as incertezas ou assumir que as análises de requerimentos e previsões estabelecidas no início de um projeto garantam uma especificação completa e perfeita de um produto. Isto é assumir que clientes e usuários não mudam suas ideias, refinam suas opiniões, ou se deparam com novas necessidades ao longo do período coberto pelo plano.

A melhor forma de tratar com incertezas é interagir. Trabalhar com interações curtas com clientes (internos e externos). A partir daí atividades ausentes podem ser adicionadas ao plano, estimativas incorretas podem ser corrigidas e assim por diante. O foco se desloca do plano para o planejamento.

5. Alinhar prioridades com clientes

Uma outra razão para falhas no planejamento é que muitos planos são criados considerando que todas as atividades identificadas serão completadas. Isto significa que o trabalho é tipicamente priorizado e sequenciado para a conveniência da equipe responsável. Um pensamento tradicional é que se o trabalho for completado, o cliente não irá se preocupar com a sequência do processo de trabalho. No entanto, para o cliente isso poderá parecer como uma sequência inapropriada de eventos. Como o mundo é real, tarefas podem atrasar. Não é pouco frequente que nesses casos resultados ou produtos mais importantes para o cliente sejam desconsiderados ou não entregues, frente a outros menos importantes na sua perspectiva. Não entregar o prometido para o cliente gera desconfiança. Desconfiança gera vários efeitos, principalmente: insatisfação e desgastes na relação.


 

O planejamento é um processo que deve ser feito de forma interativa (troca de informações) e iterativa (repetitivo).