Venda – Pipeline

Planos da Venda

Como devemos planejar a venda?

Devemos planejar a venda em planos articulados. Vide figura.

Planos articulados

A figura “exemplifica” a visão de 3 planos articulados para diferentes modelos de negócio: 1) venda de pequeno porte (1 contato: plano de contato; plano diário, plano semanal e plano mensal);  2) venda de médio porte (poucos contatos: plano de contato, plano da oportunidade, plano da carteira); venda de grande porte (n contato: plano de contato, plano de oportunidades e plano do cliente).


Plano de contato é o “elo da corrente” para qualquer modelo de negócio!

O plano estratégico ( longo prazo), estabelece as metas para os plano tático; o plano tático, define a meta para o plano operacional (plano de contato). Para todos os modelos de negócio, o plano de contato, define o objetivo do próximo contato.


Rotinas diárias, semanais e mensais

Para cada plano da venda devemos estabelecer rotinas diárias, semanais e mensais para rodar o PDCA – planejar, desempenhar, checar e ajustar, em cada plano. Por exemplo, a rotina diária deve avaliar o desempenho do dia anterior –  carga de trabalho, a velocidade, conversão, tamanho e precisão e prever as metas pessoais para o dia corrente. Dessa forma, no intradia, podemos prever se iremos atender a meta diária, quais as ações e reações. E assim. para os demais níveis.

Estabelecer rotinas de planejamento significa: criar o hábito de administrar o tempo (priorizar atividades e alocar tempo), para refletir, definir procedimentos, usar ferramentas para facilitar o planejamento, para agir e reagir aos desvios e atingir as metas, nos vários planos – contato, diário, semanal/mensal; gerar  e organizamos as informações, criamos referências, antecipamos ações e reações para garantir atingir as metas em todos os planos.


Saiba mais: Indicadores de ControlePDCA, Plano de ContatoAtingir MetasPlanejamento.


 

Pipeline

Qual o objetivo e benefícios do pipeline?

O objetivo do pipeline de vendas é servir como ferramenta para rodar o PDCA de vendas.


Benefícios potenciais do pipeline

  • Alocar prioridade e tempo. O pipeline ajuda o vendedor, o gerente e a empresa a direcionar seus esforços. Em vendas complexas e de grande porte, por exemplo, sempre existem muitas oportunidades em diferentes estágios, com diferentes prioridades e diferentes alocações de tempo. Nestes ambientes, alocar prioridades e tempo é fundamento básico. Embora bem diferentes “alocar prioridades e alocar tempo” são processos integrados, regidos e melhorados pelo uso da gerência do pipeline.
  • O pipeline é uma ferramenta de alinhamento organizacional. Para o vendedor ajuda a direcionar e focar o esforço para cumprir as cotas de vendas; para o gerente de equipes, fornece referências ao “coaching”. Para o executivo sênior é insumo para estabelecer as estratégias e alocar recursos. Pelo fato de se basear no processo de compra e venda, fatos e dados, indicadores e relatórios, o Pipeline facilita o diálogo entre executivos e gerentes.
  • O pipeline é uma ferramenta de gestão pró ativa. Facilita a geração de planos, padronização de processos e comportamentos da equipe de vendas, já que estabelece regras simples e eficientes para se acompanhar e controlar a evolução das vendas.

Balancear Vendas

O que é balancear a venda?
Quantas horas por semana você trabalha? Que percentual desse tempo você passa vendendo? Como você prioriza suas atividades de vendas?

Quando pensamos em vendas empresariais, a sazonalidade no fechamento de oportunidades de vendas é, em grande parte, gerada pela forma como uma carteira de oportunidades é construída e gerenciada por um vendedor. Como o tempo de vendas é precioso, mas escasso, é essencial que o vendedor “priorize” e “aloque” esse tempo de forma apropriada.


Priorização e alocação de tempo são duas coisas diferentes.

  • Priorização das atividades de vendas significa saber onde focar primeiro – o que é mais importante.
  • Uma vez que a prioridade seja definida, é de responsabilidade do vendedor decidir quanto tempo gastará em cada atividade.

Num mesmo momento, podem existir diversas oportunidades sendo trabalhadas pelo vendedor e em fases diferente. É importante analisar o conjunto de oportunidades e priorizar o que se fará primeiro, para que a carteira não fique desbalanceada.

Num mesmo momento, podem existir diversas oportunidades sendo trabalhadas pelo vendedor e em fases diferente. É importante analisar o conjunto de oportunidades e priorizar o que se fará primeiro, para que a carteira não fique desbalanceada. O senso comum diz que a primeira prioridade é sempre fechar um pedido. Assim, o desbalanceamento ocorre devido à priorização que se dá às demais atividades.

É normal o vendedor priorizar a qualificação de oportunidades já abertas, em vez de prospectar novos negócios. Isso é um erro – A prospecção das as oportunidades deve ser sempre a segunda prioridade. Se a prospecção não for feita cedo, nosssa linha de produção de receitas acabará secando e, dessa forma, provocando inconsistência nos resultados. A qualificação das oportunidades já abertas deve ser, então, a terceira prioridade do vendedor.


Sazonalidades em vendas são geradas por erros na administração de vendas. Priorizar e alocar tempo são coisas diferentes. Priorize 1º o fechamento. Depois a prospecção e depois a qualificação para conseguir balancear as vendas e eliminar (ou reduzir) a sazonalidade.


 

Administrar o tempo

Quais as boas práticas para administrar o tempo de vendas?


1 — Entender que a administração do tempo é um processo repetitivo que depende fundamentalmente de 2 componentes, ou sub processos: 1) priorizar atividades e 2)  alocar o tempo por atividade:

  • Priorizar é saber ordenar as atividades numa fila de atividades para atingir um objetivo. Está diretamente associado a eficácia. Saber o que deve ser feito.
  • Alocar tempo é planejar, desempenhar, checar e ajustar o tempo para cada atividade. Está diretamente associado a eficiência. Saber fazer certo.

2 — Balancear dois componentes interdependentes: priorizar  atividades com o conhecimento do tempo de cada atividade e calibrar o tempo de cada atividade com o conhecimento da sua prioridade.


3 — Dividir e monitorar grupos de atividades:

  • Vendas: o tempo gasto no foco de insatisfação e poder. O tempo que passamos discutindo oportunidades, problemas, necessidades e soluções com um influenciador real de uma oportunidade que esteja sendo trabalhada.
  • Posicionamento: o tempo gasto com pessoas para fortalecer o relacionamento para garantir oportunidades futuras de vendas.  Ou seja, pessoas que não estão diretamente relacionadas com uma oportunidade de vendas, mas que podem ajudar a identificar necessidades, insatisfações correntes, influenciadores, processos de decisão de compra, concorrentes, soluções concorrentes e no uso de serviços e produtos.
  • Administração e gerenciamento: O tempo gasto com o planejamento e a administração do trabalho de vendas.
  • Outros: Todas as outras atividades que consomem nosso tempo, como viagens, translado, esperas e assim por diante.

4 — Alocar o tempo em cada grupo de atividade considerando os seguintes fatores:

  • Quantidade de trabalho exigido
  • Tipos de tarefas a serem executadas
  • Grau de dificuldade
  • Volume de receita envolvido
  • Potencial da conta
  • Linha de produtos e serviços

5 — Como o tempo de vendas é precioso mas escasso, é essencial   “priorizar” e “alocar tempo” de forma continuada, via método de 4 passos PDCA, para ter o controle do desempenho e atingir metas.


 

Pipeline com muitas oportunidades no estágio inicial

Balancear o pipeline significa ações para garantir que os resultados de vendas atendam o planejamento de vendas. Sem sazonalidades.

Para balancear o pipeline é necessário entender os formatos de pipeline, as situações que geram esses formatos e o tipo de ações corretivas a serem disparadas. Apresentaremos na sequência, 5 principais situações frequentemente encontradas na gestão do pipeline de vendas que devem disparar ações corretivas para balanceamento do pipeline:

1) Muitas Oportunidades no estágio inicial do Pipeline
2) Poucas Oportunidades no estágio inicial
3) Concentração de oportunidades no meio do Pipeline
4) Instabilidade dos estados das oportunidades e
5) Muitas oportunidades em fechamento

Situação 1: Muitas oportunidades no estágio inicial


Quais ações mais frequentes para balancear o pipeline com poucas oportunidades no estágio inicial?


Quais as ações de balanceamento de vendas para quando o pipeline apresentar  instabilidades nos estágios das oportunidades?


Qual a ação de balanceamento quando o pipeline apresenta concentração de oportunidades no estágio de qualificação?


Reuniões de Controle de Vendas

A reunião de revisão das oportunidades de vendas deve ser abordada de forma metodológica. Não se trata de um momento de confraternização social: é um tempo valioso, destinado a uma quantidade enorme de trabalho, em que a análise de determinados fatores indicará a qualidade de produção da receita futura da organização. Uma auditoria do pipeline é uma inspeção cuja intenção é responder a uma importante pergunta: o pipeline de vendas atual possibilita negócios fechados suficientes para a meta de vendas estabelecida ser alcançada ao final do ciclo?

A auditoria do pipeline dá para gerente e vendedor um retrato atual da situação do pipeline, e é a base para a criação e execução dos planos de ação de 30/60/90 dias. É recomendável que os gerentes conduzam estas auditorias com suas equipes de uma forma regular e programada para acompanhar as mudanças que ocorrem nos funis de venda de cada vendedor.

Cada executivo de conta deve levar informações específicas sobre suas principais oportunidades para a reunião, e tal procedimento exige que eles saibam de antemão as perguntas que serão feitas

As perguntas preferencialmente devem ser padronizadas, para que não haja ineficiências no processo de revisão e todos saibam o que deve ser perguntado. As perguntas devem estar diretamente associadas a sequência de atividades que devem ser executadas para levar uma venda ao seu fechamento.  Exemplo de perguntas que podem ser formuladas:

  1. Qual o nome da empresa?
  2. Qual o nome do contato e seu cargo?
  3. Quem abriu primeiro a oportunidade: você ou a concorrência?
  4. Qual a necessidade ativada ou a questão de negócio que está sendo discutida?
  5. Quais os motivos para essa necessidade?
  6. Onde está o foco de receptividade, insatisfação e poder e como você pretende chegar lá?
  7. Quais são os influenciadores associados às necessidades e aos motivos?
  8. Quais os impactos organizacionais e pessoais dessa necessidade?
  9. Qual a imagem de solução de cada influenciador do processo de decisão?
  10. Qual o valor da solução para essas pessoas e para a organização?
  11. A oportunidade está classificada corretamente no pipeline de vendas?
  12. Existe um plano de ação? Quais são os próximos passos? Quais informações a serem coletadas?
A conclusão a que o gestor e seus executivos de conta devem chegar ao final de uma reunião de revisão de oportunidades é se a meta de vendas será alcançada ou não. Para isso, eles necessitarão avaliar se existe algum déficit no número e na qualidade das oportunidades existentes no Pipeline, como também precisarão apontar as ações necessárias para promover as devidas correções.

Boas Vendas!