Processo de Planejamento

O que é Planejamento?

 

Figura. Diagrama de Fluxo de Dados do Processo de Planejamento, com suas entradas, sistemas de informação, recursose planos.

 

Qual o Mapa Mental do Planejamento Empresarial?

Figura. Mapa Mental para representar o Planejamento Empresarial; são usados 7 conceitos primários para descrever o que é o planejamento: processoobjetivosinformaçãoplanorecursos, previsões e inteligência emocional; e cada conceito primário é desdobrado em mais 5 conceitos secundários; ao todo o mapa ilustra 35 conceitos e suas relações.

O planejamento é um PROCESSO DE GERENCIAMENTO preocupado com a definição de METAS e a determinação dos RECURSOS necessários para atingir diferentes OBJETIVOS através de uma variedade de PLANOS (plano de negócios, plano estratégico, plano de marketing, plano operacional, plano de venda, etc.), para atender NECESSIDADES empresariais.

PLANEJAMENTO = PROCESSO DE GERENCIAMENTO + METAS + RECURSOS + OBJETIVOS + PLANOS + NECESSIDADES

O planejamento é também uma abordagem para a SOLUÇÃO DE PROBLEMAS; uma maneira sistemática de visualizar PROBLEMAS e NECESSIDADES,  TOMAR DECISÕES e desenvolver SOLUÇÕES de CURTO e LONGO PRAZOS.

PLANEJAMENTO = PROBLEMAS + NECESSIDADES + SOLUÇÃO + CURTO PRAZO + LONGO PRAZO + TOMADA DE DECISÃO

O planejamento é um PROCESSO para desenvolver METAS, ESTRATÉGIAS, ATIVIDADES e CRONOGRAMAS necessários para atingir os OBJETIVOS, com os RECURSOS disponíveis; é uma função fundamental do GERENCIAMENTO ORGANIZACIONAL  / NEGÓCIOS; deve resultar no melhor grau possível de SATISFAÇÃO de NECESSIDADES.

PLANEJAMENTO = OBJETIVOS + METAS + ESTRATÉGIAS + ATIVIDADES + CRONOGRAMA + NECESSIDADES + SATISFAÇÃO + RECURSOS

O planejamento é o PROCESSO de PENSAR sobre as ATIVIDADES necessárias para atingir um OBJETIVO desejado. Envolve a criação e manutenção de um PLANO, como aspectos psicológicos que exigem HABILIDADES EMOCIONAIS  e TÉCNICAS; é uma propriedade fundamental do COMPORTAMENTO INTELIGENTE

PLANEJAMENTO = PROCESSO DE PENSAR + ATIVIDADES + OBJETIVO + PLANO + HABILIDADES EMOCIONAIS + HABILIDADES TÉCNICAS

O planejamento pode ser de vários tipos e gera diferentes tipos de PLANOS que ajudam as empresas a alcançar EFICIÊNCIA e EFICÁCIA; gerar PREVISÃO de CENÁRIOS e REAÇÕES; é uma das técnicas mais importantes de GERENCIAMENTO de PROJETOS e GERENCIAMENTO de TEMPO; prepara uma SEQUÊNCIA de ETAPAS de AÇÃO para atingir algum OBJETIVO ESPECÍFICO.

PLANEJAMENTO = PLANOS + EFICIÊNCIA + EFICÁCIA + PREVISÃO + CENÁRIOS + REAÇÕES + GERENCIAMENTO DE PROJETO + GERENCIAMENTO DE TEMPO + AÇÕES + OBJETIVO ESPECÍFICO

O planejamento é uma jornada, bem estruturada, para reduzir riscos e incertezas, gerar informação , aumentar a confiança e suportar a tomada de decisão.

PLANEJAMENTO = RISCOS + INCERTEZA + INFORMAÇÃO + CONFIANÇA + TOMADA de DECISÃO

mapa mental da figura ajuda aprender, relembrar e expandir os principais conceitos do planejamento empresarial.

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Quais são as “fórmulas” do Planejamento Empresarial

As fórmulas a seguir descrevem o mapa mental do planejamento apresentado anteriormente; funcionam como uma ferramenta complementar para reflexão e memorização.

Planejamento =  Processo + Objetivo + Informação + Previsões + Recurso + Plano + Inteligência Emocional
Processo = Atividades + Sequência + Repetição + Controle + Decisão
Objetivos = Negócio + Estratégico + Operacional + Marketing + Venda + Contato
Informações = Experiência + Histórico + Relatórios + Publicidade + Conteúdos digitais
Recursos = Pessoas + Dinheiro + Serviços + Materiais + Ativos
Previsões = Pesquisas + Cenários + Tendências + Risco + Incerteza
Planos = Metas + Ações + Cronograma + Responsáveis + Controle
Inteligência Emocional = Autoconsciência + Autocontrole + Automotivação + Empatia + Sociabilidade

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Como interpretar o mapa mental e as fórmulas do planejamento?

Quando combinamos o desenho do  mapa mental com as fórmulas, criamos um ” bloco de conhecimento do planejamento” que nos facilita entender, memorizar e comunicar os conceitos que achamos mais importantes:

Os 7 conceitos primários do mapa e das fórmulas podem ser assim resumidos:

Os demais conceitos podem ser conectados da seguinte forma:

  • As empresas têm vários tipos de objetivos e planos atrelados, que formam uma hierarquia: PLANOS EMPRESARIAIS objetivos interrelacionados que seguem uma hierarquia, por exemplo: Objetivos de Negócios, Objetivos Objetivos Estratégicos, Objetivos Operacionais, Objetivos de Marketing, Objetivos de Venda, Objetivos de Contatos e Visitas, e assim por diante.
  • As INFORMAÇÕES têm um papel importante no planejamento; estão conectadas com conhecimento e inteligência; podem ser de vários tipos de fontes;  podem ser fontes internas (experiência, histórico de dados, relatórios, funcionários, … ) e fontes externas (parceiros de negócios, publicidade, mídias digitais, mídias sociais, TV, rádio, internet, profissionais de vendas, …).
  • O planejamento busca a eficiência no uso de RECURSOS, redução de desperdícios e de custos; recursos podem ser de vários tipos, como pessoas, dinheiro, materiais, serviço e ativos de uma forma geral.
  • Qualquer planejamento trabalha com PREVISÕES, que dependem de avaliações de riscos e incertezas; muitas previsões contam com pesquisas, análise de cenários e tendências.
  • Os PLANOS são gerados pelo planejamento de forma interativa e contínua; contém o objetivo a ser alcançado, metas, ações, cronograma, responsáveis e como deverá ser controlado.
  • O planejamento seus métodos e ferramentas desenvolvem a inteligência emocional, ou seja a autoconsciência, autocontrole, motivação, empatia e sociabilidade.

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Qual a importância do Planejamento no Gerenciamento de Negócios?

Figura. Método PDCA  de 4 passos para gerenciar processos de negócios. 

A figura resume o método PDCA  de 4 passos “muito utilizado” para gestão continuada de processos empresariais – Planejar, Desempenhar, Checar e Ajustar.

A figura dá uma “visão de helicóptero” das etapas do processos de negócios para atingir objetivos, destaca o planejamento, seu posicionamento e como influencia todas as  outras 3 etapas (desempenhar, checar e ajustar); observe os principais componentes da etapa de planejamento: objetivosmetasindicadores de controle, processos, recursos, riscos,  habilidadesestratégia e plano.

  • Quando definimos o planejamento como um processo, isso significa que ele pode ser dividido em etapas bem determinadas e sujeito a constantes melhorias ao longo de seu ciclo de vida.
  • O planejamento gera planos de forma interativa, ou seja, participativa, comunicativa, conversacional; um plano é uma lista de etapas com detalhes de tempo e recursos, usados ​​para atingir os objetivos e metas.

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Qual o Propósito do Planejamento?

O planejamento é uma jornada, bem estruturada, para reduzir riscos e incertezas, gerar informação , aumentar a confiança e suportar a tomada de decisão.

Figura. O Propósito do Planejamento. Gerar Informações e Confiança, Reduzir Incertezas e Riscos , ajudar a tomar decisões e atingir objetivos, de forma eficaz e eficiente.

  • Planejar no ambiente empresarial significa buscar o constante alinhamento entre as expectativas dos clientes e da empresa; conhecer quais as necessidades de clientes e dos recursos que serão necessários – quanto, quando, perfil e período.
  • Os planos gerados pelo planejamento, direcionam nossas decisões de investimentos; com eles, podemos aceitar ou rejeitar um projeto; se um projeto está na trilha de entrega dos resultados que o cliente espera; sem planos nossos projetos e empreendimentos ficam vulneráveis a um grande número de problemas.
  • Planos permitem responder perguntas do tipo: poderemos entregar esse projeto em junho? Poderemos atender com os níveis de serviços exigidos em contrato? Quais são as etapas mais críticas que podem dar errado? Que variáveis ou situações podem ter maior impacto nos resultados?

  • O planejamento é um processo para atingir objetivos de forma eficiente.
  • O planejamento avalia a situação corrente, pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças (ver SWOT), desdobra objetivos em metas, define e monitora indicadores de controle (KPIs) para identificar desvios, métricas para monitorar as metas), desafios (objetivo – situação atual), os recursos disponíveis (materiais, energia, serviços, pessoal, conhecimento ou outros ativos),;
  • O planejamento faz previsões e avalia riscos e incertezasestratégiashabilidades e gera planos ao longo dos seus ciclos.
  • O planejamento, ao longo dos seus ciclos, gera informação, desenvolve a inteligência emocional e confiança, reduz a incerteza e risco e suporta as decisões.
  • É frequente encontrar dúvidas sobre o planejamento e suas relações de causa e efeito.
  • A falta de planejamento é umas das principais causas  causa de problemas no gerenciamento  e insucesso das empresas.
  • Quando a sua empresa (e você) tem um plano, ela fica mais bem preparada para o futuro, cria foco, une as pessoas em direção aos objetivos comuns, facilita o trabalho cooperado, a administração e economia de tempo e recursos.
  • O planejamento é um processo interativo, gera aprendizado e refina estimativas ao longo dos seus ciclos.
  • Um erro grave e muito frequente é tratar o planejamento como um evento pontual, estático e inalterado.
  • Pensar que um projeto de sucesso é caracterizado por atendimento ao prazo; atendimento ao orçamento  e atendimento a todas as funcionalidades, como inicialmente especificadas, é uma definição perigosa e incompleta; essa definição, ou forma de pensar, falha em não reconhecer que investimentos, prazos e decisões, devem ser periodicamente revisitados, avaliados, ajustados e comunicados.
  • Um projeto bem definido numa versão inicial não será necessariamente um sucesso; isto não é suficiente; clientes provavelmente não ficarão satisfeitos se novas e melhores funcionalidades forem rejeitadas em favor de outras medíocres, simplesmente por causa dessas últimas terem sido apresentadas no plano inicial.

Palavras chaves – planejamento, processoprocesso de negóciogestão de negóciosPDCAobjetivometaindicadores de controleKPIsituaçãoestratégiahabilidaderiscoameaçavulnerabilidadeincerteza,  informaçãoconhecimentoconfiançadecisão, decisão racional. decisão intuitiva, plano.


Teste seu Conhecimento sobre Planejamento

  1. O que é planejamento?
  2. Qual a utilidade da  ferramenta PDCA?
  3. Cite 3 atividades de cada etapa do PDCA.
  4. O que significa conceber o planejamento como um processo?
  5. Como o planejamento reduz o risco?
  6. Quais são os principais passos para reduzir riscos?
  7. Qual a relação entre risco, ameaça e vulnerabilidade?
  8. Quais são as estratégias mais frequentes para reduzir os riscos?
  9. Por que o planejamento reduz incertezas?
  10. Qual a diferença entre risco e incerteza?
  11. Qual a importância das informações no planejamento?
  12. Quais os cuidados que devemos tomar na emissão de relatórios para informar todos os envolvidos no planejamento e execução de processos de negócios?
  13. Por que o planejamento ajuda a estabelecer confiança?
  14. Quais as atitudes de confiança desenvolvidas pelo planejamento?
  15. Como o planejamento ajuda na tomada de decisão?
  16. Por que o planejamento aumenta a eficiência para atingir objetivos?
  17. Qual o efeito do planejamento no risco, incerteza, confiança, informação e tomada de decisão?
  18. O que é planejar no ambiente empresarial?
  19. Qual a relação entre planejamento e gerenciamento das empresas?
  20. Quais as habilidades técnicas e emocionais que são desenvolvidas quando planejamos?

Saiba mais. Processo de PlanejamentoPlanejamento e Inteligência EmocionalPlanejamento e ConfiançaPlanejamento e InformaçõesPlanejamento, Risco e IncertezaTipos de RiscoRecursoPlanejamento e Tomada de DecisãoObjetivos e MetasObjetivos e Metas SMARTMetas e AlinhamentoObjetivos EmpresariaisEstratégiaPlanejamento e RecomendaçõesPlanejamento e Boas PráticasPlanos EmpresariaisPlanos de NegóciosPlanos EstratégicosPlanos OperacionaisPlano de MarketingPlanos de Venda.


 


Para você realmente ganhar conhecimento e habilidade em qualquer atividade é necessário usar métodos e ferramentas para relembrar e exercitar, caso contrário elas serão rapidamente esquecidas ou não acessáveis no enorme banco de dados que você tem na sua mente.

Invista um pouco do seu tempo para desenhar e redesenhar o “SEU” mapa mental; esse processo de aprendizado  permite você refletir de forma organizada; ter uma boa visão de helicóptero; conectar  conceitospalavras chaves e relacionamentos; desenvolver “blocos de conhecimento” memoráveis, para você acessar essas informações na sua memória de longo prazo toda a vez que for necessária no seu dia a dia de atividades de planejamento.

Relembrar de forma espaçada é uma das melhores técnicas de aprendizado e resolução de problemas!

O desenho do mapa mental é individual e muda de pessoa para pessoa; cada vez que você desenha e redesenha  um mapa aparecerão diferenças que retratam mudanças e evoluções na forma de  você perceber uma determinada coisa.


Relembrando o que aprendeu

Faça essa experiência agora: 1) pegue uma folha de papel e invista 15 minutos para desenhar o seu mapa mental do que é planejamento; 2) Use outros 15 minutos para fazer uma outra coisa (tomar um café, dar uma caminhada ou fazer outra atividade); 3) Pegue outra folha de papel em branco e redesenhe o mapa mental do planejamento sem olhar para o mapa anterior,

mesmo que mudanças de na suas perspectivas, relações de importância, urgência, prioridade, conhecimento.

 

 

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