PDCA – Planejar, Desempenhar, Controlar e Ajustar

Como usar a  ferramenta PDCA para gerenciar processos?

PDCA (PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), é um método repetitivo de gestão de processos de quatro passos utilizado para o controle e melhoria contínua de processos.

Figura. PDCA – MÉTODO DE GESTÃO DE PROCESSOS DE 4 PASSOS.

O principal objetivo do PDCA é tornar a gestão de processos mais simples, ágil, clara, rotineira e objetiva.

O método PDCA é baseado na repetição de 4 passos – planejar, desempenhar, controlar e ajustar – aplicados sucessivamente nos processos a serem gerenciados; busca a melhoria de forma continuada para garantir o alcance das metas.

Pense no PDCA  como uma corrente circular conectada por 4 elos; só funciona se todos os elos estiverem interconectados, ou seja, nenhum elo deve ser quebrado; não existe elo mais importante; todos os elos são importantes; pode ser utilizado em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia;

Passos do PDCA

Plan (PLANEJAR). Nesta fase são avaliados objetivos e metas, recursos, indicadores de controle (modelo de negócio e SLAs),  riscos, incertezas, estratégias e gerado um plano, que define as ações no tempo e responsáveis. Vide figura.

  • Quanto melhor for o planejamento, melhores serão os planos gerados por ele (continuamente e interativamente) e mais provável será o alcance das metas.
  • Quanto melhor for a qualidade das informações mais eficiente será o processo de aprendizado e decisão; quanto maior for a quantidade das informações, mais complexos serão os sistemas e ferramentas para coletar, processar e dispor essas informações; e para isso é necessário buscar um equilíbrio; muita informação pode atrapalhar o processo de decisão.
  • Os recursos existentes (dinheiro, materiais, pessoas, instalações e ativos de uma forma geral) são importantes na execução das atividades, já que são transformados para produzir benefícios; os benefícios da utilização de recursos podem incluir maior riqueza, bom funcionamento de um sistema, redução de vulnerabilidades, maior produtividade (fazer mais com menos), e assim por diante.
  • A análise de risco é uma atividade importante no planejamento,  já que compreende a localização de possíveis problemas que possam levar ao não atingimento das metas; isto é feito analisando informações internas, histórico de ocorrências de problemas e desvios de metas, nos sistemas e ferramentas de gerência e controle; exige também a busca de  informações externas à empresa, tais como pesquisas e benchmarking (comparar processos de negócios) para identificar boas práticas (práticas que são conhecidas por gerarem bons resultados) para reduzir ou eliminar os riscos.
  • As incertezas fazem parte de qualquer planejamento e em especial nas avaliações de risco; são trabalhados e  reduzidos ao longo do tempo e nos vários ciclos de planejamento.
  • As estratégias estão viceralmente conectadas com os riscos e incertezas; quanto maior o risco e a incerteza maior é a importância das estratégias.
  • Os processos de tomada de decisão e planejamento de decisões estão inter-relacionados, são lados da mesma moeda; o planejamento gera informações, confiança, reduz incertezas e riscos, que cooperam para a tomada de decisão. “É como cachorro mordendo o rabo”
  • planejamento gera planos de ação para colocar o gerenciamento em movimento; após a definição dos planos é necessário divulgação

Do (FAZER). A etapa fazer foca em realizar o plano previsto na etapa de planejamento. Vide figura.

  • Antes da execução do plano, todos os envolvidos devem ser treinados para entender os objetivos, metas, desafios , riscos e como devem ser executadas as atividades, quais os métodos e ferramentas que deverão ser empregados.
  • As informações geradas na execução das atividades deverão ser coletadas e registradas nos sistemas de informações operacionais e gerenciais, para viabilizar a análise dos próximos passos “Checar” e “Ajustar”; para conectar os vários ambientes e fluxos de  trabalho,  garantir o alinhamento organizacional e a produtividade da empresa como um todo.
  • A supervisão é uma função importante na gerência de processos, para garantir o corretismo, consistência e desempenho; proporciona apoio para os indivíduos se engajarem na reflexão crítica, levantar questões, explorar problemas, descobrir novas formas de lidar com a situação e educar.

Check (AVALIAR). A etapa avaliar foca em monitorar processos e resultados. Medir a eficácia das ações tomadas na etapa Do (fazer). Vide figura.

É composta pela seguinte sequência de atividades:

  • Verificar as ações executadas.
  • Comparar o resultado com a meta.
  • Usar métodos para eliminar erros e aumentar a eficiência da etapa anterior (fazer).

A análise de dados desta etapa indicará se o processo está de acordo com o planejado.

Act (AGIR).  Tomar ações corretivas sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e o planejado. Analisar as diferenças para determinar suas causas; determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria no processo, na oferta e nas habilidades emocionais e técnicas.

A etapa AGIR pode ser dividida em 2 componentes:

  • Agir  corretivamente. De posse das análises realizadas na etapa anterior (check) atuar no sentido de adotar como padrão o plano proposto, no caso das metas tenham sido alcançadas; ou atuar corretivamente sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida. Ou seja: 1) comparar resultados (planejado e executado); 2) listar efeitos secundários oriundos das ações executadas e 3) verificação da continuidade ou não do problema.
  • Agir proativamente . Prover melhoria contínua do desempenho do processo, padronização dos procedimentos implantados na fase FAZER. Ou seja, comprovada a eficácia das ações tomadas e resultado satisfatório, transformar em procedimento padrão.

  • Embora simples, ou seja fácil de entender, o PDCA exige disciplina e, de uma forma mais geral, inteligência emocional para manutenção do processo de gestão continuamente. 
  • O PDCA  é utilizado para resolver problemas crônicos e críticos já que: aumenta o conhecimento sobre o processo; refina a operação na forma desejada; reduz a variação tanto dos resultados, quanto  e desempenho do processo (aumenta a consistência) e suporta a tomada de decisão em tempo real sobre o processo executado.
  • PDCA  é um método ou caminho para atingir metas; orienta a sequência de atividades para gerenciamento de uma tarefa, processo ou empresa.
  • Cada etapa do PDCA  depende da etapa anterior.
  • Sistemas de avaliação de desempenho  “ajudam muito”  a rodar o PDCA com mais eficiência (rápido e correto)  e eficácia (nas áreas mais importantes e sensíveis nos resultados).
  • Em marketing e vendas, ferramentas de CRM e pipeline são muito utilizadas para rodar o PDCA e gerar vantagem competitiva; facilitar a coleta de informações, aumentar a precisão das previsões e cooperar para o alinhamento organizacional; sistemas dessa natureza informam como o mercado está reagindo e como devemos nos preparar para acompanhar essas mudanças; estão normalmente integrados com outros sistemas corporativos – sistemas de implantação, planejamento, logística, e outros; dependem de qualidade dos dados que são imputados por nós – vendedores e profissionais da cadeia de serviços; ou seja precisamos entrar com informações objetivas e corretas para que todos possam fazer previsões e decisões corretas.

 

Palavras Chaves.

PDCA, conhecimentoconsistênciacorretismodecisãodesafioestratégiaferramentagerenciamentogestãohabilidadeindicadores de controleinformaçãointeligência emocionalmetamétodomodelo de negócio


Teste seu Conhecimento

  1. O que significa a sigla PDCA?
  2. Qual o propósito do método PDCA?
  3. Existe uma etapa do PDCA mais importante do que as outras etapas?
  4. Quais são as atividades principais da etapa planejar do PDCA?
  5. Qual a importância da etapa de planejamento do PDCA?
  6. No método PDCA, qual a etapa imediatamente após a etapa de planejamento?
  7. Na etapa desempenhar o que deve ser feito antes da execução do plano?
  8. Quais as áreas de treinamento que devem ser feitas na “etapa desempenhar”?
  9. O que deve ser feito durante a etapa de execução para viabilizar as “etapas checar e ajustar”?
  10. Qual o foco da “etapa checar ou avaliar”?
  11. Qual a etapa destinada a tomar ações corretivas e proativas?
  12. Qual o propósito das ações corretivas, na “etapa agir”?
  13. Qual o propósito das ações proativas, na “etapa agir”?

  • Embora simples, ou seja fácil de entender, o PDCA exige disciplina e, de uma forma mais geral, inteligência emocional para manutenção do processo de gestão continuamente. 
  • O PDCA  é utilizado para resolver problemas crônicos e críticos já que: aumenta o conhecimento sobre o processo; refina a operação na forma desejada; reduz a variação tanto dos resultados, quanto  e desempenho do processo (aumenta a consistência) e suporta a tomada de decisão em tempo real sobre o processo executado.
  • PDCA  é um método ou caminho para atingir metas; orienta a sequência de atividades para gerenciamento de uma tarefa, processo ou empresa.
  • Cada etapa do PDCA  depende da etapa anterior.
  • Sistemas de avaliação de desempenho  “ajudam muito”  a rodar o PDCA com mais eficiência (rápido e correto)  e eficácia (nas áreas mais importantes e sensíveis nos resultados).
  • Em marketing e vendas, ferramentas de CRM e pipeline são muito utilizadas para rodar o PDCA e gerar vantagem competitiva; facilitar a coleta de informações, aumentar a precisão das previsões e cooperar para o alinhamento organizacional; sistemas dessa natureza informam como o mercado está reagindo e como devemos nos preparar para acompanhar essas mudanças; estão normalmente integrados com outros sistemas corporativos – sistemas de implantação, planejamento, logística, e outros; dependem de qualidade dos dados que são imputados por nós – vendedores e profissionais da cadeia de serviços; ou seja precisamos entrar com informações objetivas e corretas para que todos possam fazer previsões e decisões corretas.

Saiba mais. 


 

 

 

 

 

Saiba mais. Planejamento, Atingir Metas.


 

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