PDCA – AUTO GESTÃO

Como usar a  ferramenta PDCA para gerenciar processos?

PDCA (PLAN – DO – CHECK – ACT ou Adjust), é um método repetitivo de gestão de quatro passos, utilizado para o controle e melhoria contínua de processos e atingir metas.

Figura. PDCA – MÉTODO DE GESTÃO DE PROCESSOS DE 4 PASSOS.

O principal objetivo do PDCA é tornar a gestão de processos mais simples, ágil, clara, rotineira e objetiva.

O método PDCA é baseado na repetição de 4 passos – planejar, desempenhar, controlar e ajustar – aplicados sucessivamente nos processos a serem gerenciados, buscando a melhoria de forma continuada e garantia do alcance de metas.

Pense no PDCA  como uma corrente circular conectada por 4 elos. Só funciona se todos os elos estiverem interconectados; Nenhum elo deve ser quebrado; não existe elo mais importante; todos os elos são importantes; pode ser utilizado em qualquer ramo de atividade, para alcançar um nível de gestão melhor a cada dia;


PDCA como método de auto gestão

Nós como indivíduos, precisamos alinhar os nos objetivos pessoais com os objetivos empresariais; o PDCA , por ser simples e intuitivo, é uma ferramenta  de auto-gestão que nos ajuda a gerir a  nossa inteligência inteligência competitiva “.

Figura. PDCA  para a gestão dos 5 componentes da Inteligência Competitiva: inteligência emocionalconhecimento do valor da oferta,  fluência situacionalfazer contatos e atingir metas. Vide figura. Observe as atividades principais para cada uma das 4 etapas.

inteligência emocionalconhecimento do valor da oferta,  fluência situacionalfazer contatos e atingir metasVide figura.


Passos do PDCA

Plan (PLANEJAR). Nesta fase são avaliados os indicadores de controle, metas e estratégias de venda que levam ao cumprimento das nossas metas. Quanto melhor for o planejamento, mais provável será o alcance das metas. Quanto maior for a quantidade de informações, mais complexos serão os sistemas e ferramentas, para coletar, processar e dispor essas informações. Precisamos buscar um equilíbrio. A etapa planejar compreende também a localização dos problemas de não atingimento da meta, levantamento do histórico de ocorrências de problemas (não atingimento da meta) nos sistemas e ferramentas de gerência e controle. O planejamento gera planos de ação que colocam o gerenciamento em movimento. Após o plano é necessário divulgação. Vide figura.

Do (FAZER). A etapa fazer foca em realizar o plano previsto. Treinar (conhecer a oferta e desenvolver fluência situacional) antes da execução, para que haja corretismo na execução e consistência nos resultados.   Durante a execução é necessário supervisão periódica, a fim de manter o controle e eliminar possíveis dúvidas ao longo da execução. Vide figura.

Check (AVALIAR). A etapa avaliar foca em monitorar processos e resultados. Medir a eficácia das ações tomadas na etapa desenvolver. Verificar as ações executadas. Comparar o resultado com a meta. Usar métodos para eliminar erros e aumentar a eficiência da etapa anterior (fazer). A análise de dados desta etapa indicará se o processo está de acordo com o planejado. Vide figura.

Act (AGIR).  Tomar ações corretivas sobre as “diferenças significativas” entre o resultados real e planejado. Analisar as diferenças para determinar suas causas. Determinar onde aplicar as mudanças que incluem a melhoria processo, na oferta, nas habilidades emocionais e técnicas. Vide figura.

É dividido em 2 componentes:

  • Agir  corretivamente. De posse das análises realizadas na etapa anterior (check) atuar no sentido de adotar como padrão o plano proposto, no caso das metas tenham sido alcançadas; ou atuar corretivamente sobre as causas que não permitiram que a meta fosse atingida. Ou seja: 1) comparar resultados (planejado e executado); 2) listar efeitos secundários oriundos das ações executadas e 3) verificação da continuidade ou não do problema.
  • Agir proativamente . Prover melhoria contínua do desempenho do processo, padronização dos procedimentos implantados na fase FAZER. Ou seja, comprovada a eficácia das ações tomadas e resultado satisfatório, transformar em procedimento padrão.

Embora simples, o PDCA exige inteligência emocional para manutenção do processo de gestão continuamente. 

Pense no PDCA  como uma corrente circular conectada por 4 elos. Só funciona se todos os elos estiverem interconectados. Nenhum elo deve ser quebrado.

Sistemas de avaliação de desempenho  “ajudam muito”  a rodar o PDCA com mais eficiência (rápido e correto)  e eficácia (nas áreas mais importantes e sensíveis nos resultados). Ferramentas de CRM e pipeline são muito utilizadas e geram vantagem competitiva.  Facilitam a coleta de informaçõesprecisão das previsões e alinhamento organizacional. Informam como o mercado está reagindo e como devemos nos preparar para acompanhar essas mudanças. Estão normalmente integrados com outros sistemas corporativos – sistemas de implantação, planejamento, logística, e outros. Dependem de qualidade dos dados que são imputados por nós – vendedores e profissionais da cadeia de serviços. Portanto,  precisamos entrar com informações objetivas e corretas para que todos possam fazer previsões e decisões corretas.

Saiba mais. Planejamento, Atingir Metas.


 

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