Processos, Métodos e Ferramentas

O que é um processo?

Um processo é um conjunto de regras e procedimentos, grupados em etapas sequenciais, realizadas de forma repetitiva e controlada, para transformar uma coisa (insumos) em outra (serviços e produtos).

Um processo acumula aprendizado, informaçõesconhecimentohabilidadescomportamentos para gerar resultados estáveis, continuadamente ao longo do tempo.

Uma definição um pouco mais detalhada sobre processo é: uma sequência de procedimentos interdependentes e vinculados que, em cada estágio , consomem um ou mais recursos (tempo do funcionário, energia , máquinas, dinheiro) para converter entradas (dados, materiais , peças, etc.) em saídas. Essas saídas servem como entradas para o próximo estágio até que uma meta conhecida ou resultado final seja atingido.

Podemos não perceber, mas os processos estão em toda parte e em todos os aspectos do nosso lazer e trabalho; exemplos de processos são: escovar os dentes, tomar banho, vender, comprar, planejar, e assim por diante

 

O que são processos de negócio?

Processos de negócio ocorrem em todos os níveis empresariais e podem ou não ser visíveis para os clientes, que têm como benefícios gerar valor e maior satisfação do cliente, maior agilidade para reagir às rápidas mudanças do mercado,  quebrar barreiras ou “ilhas” empresariais; de uma forma geral, os processos de negócios podem ser categorizados em 3 categorias de processos. Vide figura.

Processos Operacionais – destinados a  realizar as atividades principais ou essenciais de uma empresa, tais como, vender, receber pedidos de clientes, fabricar um componente.Fazer contatos, gerenciar serviços, outros …

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  • Processos Operacionais – destinados a  realizar as atividades principais ou essenciais de uma empresa, tais como, vender, receber pedidos de clientes, fabricar um componente.Fazer contatos, gerenciar serviços, outros …
  • Processos de Suporte – Métodos e ferramentas, Conhecer a oferta, Inteligência emocional, marketing de serviços, marketing digital,

 

Observe que o produto do processo entrega um resultado agregado: planos vivos, redução de riscos, incertezas, informação, conhecimento, inteligência, suporte à decisão e aumento da autoconfiança… e essa lista não é exaustiva.

Gerência de Processo

Gerência de processos é o conjunto de atividades de planejamento, monitoramento, avaliação e ajustes de processos. Quando gerenciamos processos buscamos alinhar ciclicamente, objetivos, necessidades, atividades, sistemas, inteligência, ferramentas, comportamentos, capacidades e resultados do processo. Isso gera mais consciência  sobre o ambiente e a nossa interação com ele,  aprendemos com o processo a controlar melhor nossas emoções e comportamentos e ações. Ficamos mais confiantes e motivados para fazer mudanças que nos mantenham na trilha do sucesso.

 A seguir são apresentados três princípios utilizados na gestão de processos.


1º Princípio. Separar o processo do produto.

Devemos gerenciar o processo. O produto (ou resultado) é o resultado do processo que o gera.

  • Estamos mais acostumados a avaliar produtos. Por exemplo: se uma pizza está gostosa ou não. No entanto, saber o porquê de estar gostosa ou não, é outra estória. É necessário conhecer o processo.
  • Ambos, produto e processo, devem ser descritos e entendidos separadamente.
  • Usando este princípio, podemos definir indicadores de controle e monitorar a equação de desempenho.
  • Este princípio nos ajuda a entender o que podemos ou não podemos gerenciar. Ou seja, aquilo que podemos medir e monitorar.

2º princípio. Estabelecer diferentes planos e ciclos de gestão

Dividir a gestão do processo em planos  com diferentes  ciclos (diário, semanal, mensal) de PDCA:

  • Nível estratégico –  (LONGO PRAZO) avaliar o posicionamento, atributos de valor do negócio. Quais os potenciais clientes, necessidades e como serão atendidos com diferenciação e recursos adequados para a realização do trabalho.
  • Nível tático –  (MÉDIO PRAZO) avaliar o foco, a melhor alocação e uso das facilidades para o trabalho.
  • Nível operacional – (CURTO PRAZO) avaliar o corretismo na execução de procedimentos e melhor uso de ferramentas. Pôr em prática os recursos e funcionalidades fornecidas pelos níveis estratégico e tático de forma correta e consistente.

Por exemplo: Ver planos da Venda.


3º princípio. 3C: corretismo, consistência  e capacidade:

 Monitorar indicadores de controle para garantir:

  • Corretismo – O processo está sendo realizado de forma correta?
  • Consistência – O processo está gerando resultados de acordo com o planejado?
  • Capacidade – O processo conjunto de facilidades fornecerem o que um cliente deseja de acordo com os SLAs programados.

 

Saiba mais. Processos, Métodos e FerramentasPDCAIndicadores de ControleAtingir Metas.

Método

É uma forma inteligente de realizar um processo. A ordem que se deve impor aos diferentes processos necessários para atingir um fim. Podem existir vários métodos para realizar o mesmo processo. Métodos usam ferramentas. Existem vários conceitos de Método:

  • Método é o “caminho pelo qual se chega a determinado resultado, ainda que esse caminho não tenha sido fixado de antemão de modo refletido e deliberado”
  • Método é a forma de proceder ao longo de um caminho.
  • Os métodos constituem os instrumentos básicos que ordenam o pensamento, traçam de modo ordenado a forma de proceder , ao longo de um percurso para alcançar um objetivo.
  • Método é a ordem que se deve impor aos diferentes processos necessários para atingir um fim.
  • É o caminho a seguir para chegar a verdade.

Ferramenta

Uma “ferramenta” é um instrumento para desenvolver habilidades técnicas e emocionais e  melhorar o nosso desempenho para executar atividades de um processo, segundo um método. Mudamos comportamentos com ferramentas adequadas. As ferramentas acumulam conhecimento, emoções, sentimentos e ajudam a desenvolver e alinhar comportamentos. Toda a ferramenta deve ser “instrumentalizada” para ser  bem utilizada  e carregar o “suor do seu dono”. Determinadas ferramentas são mais indicadas para planejar. Outras para executar. Outras para desenvolver a autoconsciência, outras para aumentar a fluência no contato, e assim por diante. Pessoas habilidosas são cheias de ferramentas.


 

Saiba mais. Ferramentas Cognitivas; Instrumentação de Ferramentas; Inteligência Competitiva; Ferramentas da Inteligência Competitiva


Conclusão: Diga os processos, métodos e ferramentas que usas que eu te direi quem és.


 

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